Помните — я никого не тяну за уши «пользоваться новомодными методиками». Я обещал написать про те вещи, которые экономят мне время и ресурсы мозга — пишу. Если вам это кажется желтизной — не читайте, экономьте своё время.

Пишу этот пост специально для тех, кто не побоялся начать читать книгу про тайм-менеджмент.

К нирване я приглядывался давно, окончательно покорила она тем, что смогла отлично вписаться в систему «цикл» из той самой книги и чуть ранее — в мою систему инбоксов.

Я не буду рассказывать про то, какая нирвана клевая — я напишу как я её приспособил к своей жизни. Вы же можете потом приспособить любой другой ToDo-менеджер. Хоть Emacs в org.mode.

Сразу отвечу на несколько возможных вопросов.
Q: ты поддался мейнстриму! пользуешься такими штуками только потому, что они стали популярны!
A: нет, первый опыт пользования тудушками — специальная страница в дневнике в 5м классе, куда я выписывал всё Д\З и книги, которые хочу прочитать. С тех пор и использую.

Q: почему ты пишешь про это в блоге о системном администрировании?
A: потому что я системный администратор. И пишу блог для тех, кто хочет ими быть. А тудушки же помогают сэкономить огромное количество мозга (а часто — и времени).

Q: Веб-сервис? фууу!
A: Она активно работает с локальным HTML5 storage и откроется из закладки даже если у вас нет сети на ноутбуке. После появления сети — синхронизируется с серверами. + можно регулярно сохранять список в .csv парой кликов (на случай смерти сервиса). Это одна из главных причин её выбора.

Q: Как в ней зарегистрироваться?
A: С такими вопросами — не ко мне.

Q: Почему не emacs+org.mode?
A: На андроиде плохо работает.

Долгое время я использовал Google Task. Отличная штука, если вам нужен просто список задач, по которому вы хотите долго и мучительно искать, чем бы заняться. Я схитрил — завел в нем много списков, когда заглядывал в таски — шел сразу в тот список, которым бы я хотел заняться. В результате не получалось ничего хорошего. Плюсом было только то, что я редко забывал про какое-то дело (в итоге спустя месяц я натыкался на задачу «посмотреть про nginx+php_fpm вопрос в этом письме», отвечал на письмо и получал в ответ «да ты знаешь… я уже недели 2 назад сам разобрался»). Оно скорее полезно, как чеклист для каких-то дел. Сейчас я делаю так — завожу в нирване таску вида «настроить сервер ХХХ», после чего в гугло тасках пишу все отдельные задачи по серверу. Нирвана, к сожалению, не умеет делать подзадачи.

Из кандидатов ныне живых рассматривался ещё wunderlist. Взбесил своей тормознутостью и необходимостью слать письма с определенного ящика себе в инбокс.

На google task я перешел по крайне неприятной причине. Когда-то существовал сервис (уже и не вспомню названия). Потом закрылся. Исчез вместе со всеми моими тасками. Было гадко. Половину из них я и не вспомнил. Но тогда там не было важных. Теперь же каждое утро понедельника — топаем в нирвану и сохраняем .csv файлик. Гуглотаск же вряд ли закроется.

Вот. Хватит всякой ереси. Вернемся к системе цикл, если вы с ней знакомы.
Строго говоря, мы имеем идеологию GTD в чистом виде (у них там везде в описаниях GTD(c) болтается). Нам же от этого лучше.
Мы имеем 3 «папки» с задачами — Next, Later, Someday. Задачи приоритета А, Б, С. И неважно, в какой день мы их собираемся выполнить. Даже если я собираюсь посмотреть забавное видео завтра — я кидаю его в SomeDay.
Scheduled — любые задачи, про которые нужно вспомнить в определенный (зачастую — сильно отдаленный) день. Главное, не храните там задач, у которых истек «срок годности» — нирвана выделяет красным цветом количество задач, которые нужно выполнить сегодня или вчера (или позапозавчера….) рядом с количеством задач в папке. То есть, если загорится красная циферка рядом с Scheduled — то нам что-то нужно сделать именно сегодня. Мало кто из нас ложится раньше 12 ночи, поэтому есть смысл заглядывать туда именно в 12 ночи, чтобы перенести задачу-встречу-блаблабла на сегодня.
Waiting — всякие задачки, которые я не могу сделать сам (потому что жду звонка-ответа-работыпрограммиста). В основном — чтобы не забыть.

Focus — задачи, помеченные звездочкой. Именно они и есть для меня список задач на сегодня. То есть утром (или после 12 ночи) я пробегаюсь по Next, Later, Someday, Schedule и помечаю звездочкой то, что хочу/могу сделать сегодня. Если не сделаю — оно само перенесется на следующий день. Просто звездочка останется.

Есть ещё такая штука как Energy — «энергия, которую необходимо затратить для выполнения задачи». Такой штукой вообще мало кто пользуется, её можно приспособить под приоритеты. Но она не столь удобна, как 3 отдельных папки.

В течении рабочего дня я не придерживаюсь строгого графика, поэтому мне достаточно функции «ткнуть в кнопочку, чтобы отметилось, сколько времени займет задача» — это позволяет быстро понять, укладываюсь ли я в 8 часов, или нет. Остальное меня мало заботит в этом отношении.
Встречи (или любую другую задачу, которая должна начаться в определенное время) переношу в календарь, чтобы пришло напоминание на телефон.

Есть там заманчивая кнопка Projects. Можете попробовать, но не забудьте, что скоро бесплатно будут доступны только 2 проекта. Если вы ведете разные списки — на двух разных работах, например — просто используйте контексты (синюю кнопку Show All видите?) для фильтрации задач. Ну или теги.

Ну и самое главное — Inbox. Именно он экономит кучу времени, в сравнении с остальными подобными системами. Мой вам совет — записывайте все задачи именно в Inbox. Потом разберетесь — какая важная, какая нет. Исключение — задача, которую нужно сделать сегодня (добавляйте сразу в Focused).

И последняя киллерфича — если отправить письмо на хитрый e-mail — то у вас в Inbox появится новый таск, где тема письма — название таска, а тело письма — комментарий. Когда мне пишут что-то сделать на почту — я сразу перенаправляю письмо на искомый ящик.

Функционала ещё много, но он нам неважен.
Подведем итог:
Утром (или после 12 ночи, как вам удобнее) составляем список дел на день, помечая их звездочками.
В течении дня выполняем их по порядку (нирвана позволяет сортировать задача драгндропом).
Все несрочные задачи в течении дня кидаем в инбокс, срочные — в звездочки, совсем срочные и короткие (создать учетку, удалить файл, блаблабла) — делаем сразу.
В середине дня чистим инбокс, распихиваем всё по папочкам-приоритетам. Что-то добавляем в Focused.
Продолжаем работать по списку.
Вечером чистим инбокс.

Почему не кидать таски сразу в нужный каталог? Экономия времени опять же. Разобрать за раз 40 задач — быстрее, чем разобрать 40 раз по одной задаче. Тем более, видя свой план на ближайшие дни вы лучше раскидаете задачи по приоритетам.

Конечно же, всё это — бесполезный для вас набор текста, если все ваши задачи копятся в одном месте — JIRA, otrs, самописная система тикетов… Но если на вас так же, как на меня валятся задачи из Jabber’a, почты, JIR’ы, телефона, кто-то приходит и ещё что-то хочет — попробуйте. Жить станет намного проще.

Главное — если что-то не начинаете делать прямо сейчас — запишите. Иначе начнете часто про что-то забывать.