Debian.pro

Блог для пользователей и администраторов Debian


Моя теория «инбоксов». Системного администратора должны окружать инбоксы. Или делайте их сами, правильно работая со всеми приложениями.

Продолжу немножко писать про то, как системный администратор может управлять своими задачами и временем.

Для начала стоит почитать это, это и это.

Если вы далеки от идей управления своими задачами - то можете не читать, как обычно - никого не заставляю.

Так вот. Есть у меня привычка, которая выручает меня уже несколько лет. Я окружил себя так называемыми инбоксами. Конечно, всё длительное или «на завтра» в итоге стекается в nirvanahq, но от этого моя привычка менее полезной не становится.

Посмотрите вокруг себя. У вас есть почта, jabber, телефон, JIRA/otrs/другая тикетница, люди ходящие вокруг. И всё это что-то от вас хочет. Превратите всё это в инбоксы.

Поясняю. Что мы можем сделать с новой задачей, которая у нас появилась?
1) выполнить её сразу
2) передать кому-то другому
3) записать в ToDo и сделать позже.

Так вот — пока вы чего-то из этого не сделали — оставляйте письмо непрочитанным, окно в jabber открытым.

Теперь на конкретных примерах. Все письма, которые требуют от меня действий я держу непрочитанными, пока это действие не произойдет. Если мне пришло письмо с просьбой что-то оплатить — скорее всего, я запишу это в ToDo с высоким приоритетом и потом помечу письмо как прочитанное. Если мне пришло письмо с просьбой поменять пароль — я сразу это сделаю. Если не сразу — то оставлю письмо непрочитанным. Если на письмо нужно ответить — оно тоже будет лежать непрочитанным.
Есть хорошее правило — если вы не ответили на письмо в течении месяца, и вам не напомнили о нём — скорее всего, на него отвечать уже не нужно. Это не касается писем, в которых вас просят что-то сделать.
В итоге инбокс почтового ящика для меня — дополнительный список задач, которые быстро выполняются или перетекают в мой основной список.
Так как я не пользуюсь почтовыми клиентами — то при создании задачи по письму, ссылку на письмо оставляю в комментариях к задаче.
Если вы передаёте задачу что-либо сделать кому-либо другому и он не делает этого сразу — обязательно оставьте заметку об этом (что-то вроде «проверить выполнение задачи такой-то таким-то человеком») в ToDo. После этого про задачу уже точно можно будет забыть, в будущем вы на неё наткнетесь и поинтересуетесь чем она закончилась.
Само собой, инбокс ящика постоянно нужно чистить. Не держите там всякий хлам. Если письмо вам не нужно — пометьте прочитанным, а не оставляйте тухнуть.

Аналогично с Jabber — открытое окно обозначает, что я либо общаюсь с человеком, либо в этом окне информация по какой то задаче. Задачу лучше перенести в ToDo при первой возможности (jabber-клиент может закрыться, например).

Смс — альтернатива письмам. С ними всё так же.

С живыми людьми, которые сказали вам что-то голосом есть важный момент. Вы не можете превратить их в инбокс. Тут можно сделать 3 вещи:
1) сделать задачу сразу при нем (например, сменить пароль не составит проблему) и сразу сообщить о выполнении
2) попросить написать вам про это на почту
3) сразу записать в ToDo

Таким образом вы никогда не будете забывать про задачи от живых людей. А тогда к вам намного лучше будут относиться на работе.

Разговоры по телефону я ненавижу. Причина очень простая — они вынуждают запоминать много информации на ходу. Хорошо, если в этот момент вы за ноутбуком. Обязательно произносите фразу «отправь список всего, что мне нужно сделать мне на почту». Если задача потеряется — здесь будет не только ваша вина. Вы сможете сказать «ты этого не писал». Произносить слово «забыл» — очень плохая привычка. Не используйте это слово.

Если у вас есть возможность — пишите содержание разговора на листок. А ещё лучше — сразу в ToDo. В идеальном случае — завидите себе записывалку разговоров. Вряд ли это такая большая сложность прослушать ещё раз важный разговор.

СМС и звонки нельзя оставить «непрочитанными», в отличии от писем. Ок. Превратим их в письма — ставим SMS Backup+, выставляем синхронизацию раз в 2-3 минуты (андроид и так аккумулятор ест быстро, это ему уже не повредит сильно). После чего, если мы прочитали смс, но ответить собираемся позже — лезем в свой почтовый ящик и отмечаем письмо с этой смс непрочитанным. Со звонками — так же.

К чему это всё? Вы должны всегда следовать одной прекрасной мысли:
"Мне не нужно запоминать всё, что мне нужно сделать. Мне нужно только запомнить, где это можно посмотреть и по возможности перенести всё это в одно место".

Если вы считаете, что записывать задачи вида «Позвонить ххх, спросить про ууу» — то вам нужно долго и вдумчиво вчитываться в эту статью.

Ну и да — если у вас много ящиков — объедините их в одном клиенте или в gmail. В клиенте используйте IMAP, а не POP3.

/me изобразил Кэпа, да. Но многие мои знакомые живут в аду. Им постоянно приходится про что-то напоминать. У меня же такой проблемы нет. Точнее она возникает очень редко — если я нечаянно оставлю письмо прочитанным, хотя мне на него нужно ответить, или jabber клиент с открытыми вкладками закроется.

Надеюсь, кому-то я помог. Остальные не ругайте =)

P.S. — не используйте те приложения, которые не имеют инбокса. Twitter — отличный пример. Я им почти не пользуюсь. А если и пользуюсь — то через Jabber. Если приложение вам очень нужно — то все задачи сразу записывайте в ToDo.

Ну и теперь почему nirvanahq, как я обещал ответить — у неё есть свой inbox. Туда стекается всё что угодно. А потом, тихим спокойным утром я это разгребаю. Вообще на работу с ней у меня уходит по 20 минут в день (10 утром, 5 после обеда, 5 вечером). Не могу сказать, что она сильно экономит моё время (да, экономит в том плане, что я всегда знаю, чем заняться, а не сижу в размышлениях — хотя иногда глаза разбегаются), зато я редко забываю про что-то. А это и есть самое важное, когда вы начинаете использовать списки дел и инбоксы.

18.11.2011 byinkvizitor68sl|Заметки
Метки:

Комментарии (7):

  1. kraleksandr :

    Я не одинок в своей нелюбви к разговорам по телефону ^^

  2. Привет, видел такую штуку? http://todotxt.com/ ;)

  3. Видел, чушь какая-то.

  4. хорошая, годная статья

    правильно освоена основная концепция GTD

  5. Taz :

    да, именно поэтому у меня в жаббере висит 200-250 открытых окон, бггг.

  6. kraleksandr :

    «Если вы считаете, что записывать задачи вида «Позвонить ххх, спросить про ууу» – то вам нужно долго и вдумчиво вчитываться в эту статью.
    Мне вдруг показалось, что это тут чего то нехватает…

  7. kraleksandr :

    Лишнее «это»… =(

Написать комментарий