Продолжу немножко писать про то, как системный администратор может управлять своими задачами и временем.

Для начала стоит почитать это, это и это.

Если вы далеки от идей управления своими задачами - то можете не читать, как обычно - никого не заставляю.

Так вот. Есть у меня привычка, которая выручает меня уже несколько лет. Я окружил себя так называемыми инбоксами. Конечно, всё длительное или «на завтра» в итоге стекается в nirvanahq, но от этого моя привычка менее полезной не становится.

Посмотрите вокруг себя. У вас есть почта, jabber, телефон, JIRA/otrs/другая тикетница, люди ходящие вокруг. И всё это что-то от вас хочет. Превратите всё это в инбоксы.

Поясняю. Что мы можем сделать с новой задачей, которая у нас появилась?
1) выполнить её сразу
2) передать кому-то другому
3) записать в ToDo и сделать позже.

Так вот — пока вы чего-то из этого не сделали — оставляйте письмо непрочитанным, окно в jabber открытым.

Теперь на конкретных примерах. Все письма, которые требуют от меня действий я держу непрочитанными, пока это действие не произойдет. Если мне пришло письмо с просьбой что-то оплатить — скорее всего, я запишу это в ToDo с высоким приоритетом и потом помечу письмо как прочитанное. Если мне пришло письмо с просьбой поменять пароль — я сразу это сделаю. Если не сразу — то оставлю письмо непрочитанным. Если на письмо нужно ответить — оно тоже будет лежать непрочитанным.
Есть хорошее правило — если вы не ответили на письмо в течении месяца, и вам не напомнили о нём — скорее всего, на него отвечать уже не нужно. Это не касается писем, в которых вас просят что-то сделать.
В итоге инбокс почтового ящика для меня — дополнительный список задач, которые быстро выполняются или перетекают в мой основной список.
Так как я не пользуюсь почтовыми клиентами — то при создании задачи по письму, ссылку на письмо оставляю в комментариях к задаче.
Если вы передаёте задачу что-либо сделать кому-либо другому и он не делает этого сразу — обязательно оставьте заметку об этом (что-то вроде «проверить выполнение задачи такой-то таким-то человеком») в ToDo. После этого про задачу уже точно можно будет забыть, в будущем вы на неё наткнетесь и поинтересуетесь чем она закончилась.
Само собой, инбокс ящика постоянно нужно чистить. Не держите там всякий хлам. Если письмо вам не нужно — пометьте прочитанным, а не оставляйте тухнуть.

Аналогично с Jabber — открытое окно обозначает, что я либо общаюсь с человеком, либо в этом окне информация по какой то задаче. Задачу лучше перенести в ToDo при первой возможности (jabber-клиент может закрыться, например).

Смс — альтернатива письмам. С ними всё так же.

С живыми людьми, которые сказали вам что-то голосом есть важный момент. Вы не можете превратить их в инбокс. Тут можно сделать 3 вещи:
1) сделать задачу сразу при нем (например, сменить пароль не составит проблему) и сразу сообщить о выполнении
2) попросить написать вам про это на почту
3) сразу записать в ToDo

Таким образом вы никогда не будете забывать про задачи от живых людей. А тогда к вам намного лучше будут относиться на работе.

Разговоры по телефону я ненавижу. Причина очень простая — они вынуждают запоминать много информации на ходу. Хорошо, если в этот момент вы за ноутбуком. Обязательно произносите фразу «отправь список всего, что мне нужно сделать мне на почту». Если задача потеряется — здесь будет не только ваша вина. Вы сможете сказать «ты этого не писал». Произносить слово «забыл» — очень плохая привычка. Не используйте это слово.

Если у вас есть возможность — пишите содержание разговора на листок. А ещё лучше — сразу в ToDo. В идеальном случае — завидите себе записывалку разговоров. Вряд ли это такая большая сложность прослушать ещё раз важный разговор.

СМС и звонки нельзя оставить «непрочитанными», в отличии от писем. Ок. Превратим их в письма — ставим SMS Backup+, выставляем синхронизацию раз в 2-3 минуты (андроид и так аккумулятор ест быстро, это ему уже не повредит сильно). После чего, если мы прочитали смс, но ответить собираемся позже — лезем в свой почтовый ящик и отмечаем письмо с этой смс непрочитанным. Со звонками — так же.

К чему это всё? Вы должны всегда следовать одной прекрасной мысли:
"Мне не нужно запоминать всё, что мне нужно сделать. Мне нужно только запомнить, где это можно посмотреть и по возможности перенести всё это в одно место".

Если вы считаете, что записывать задачи вида «Позвонить ххх, спросить про ууу» — то вам нужно долго и вдумчиво вчитываться в эту статью.

Ну и да — если у вас много ящиков — объедините их в одном клиенте или в gmail. В клиенте используйте IMAP, а не POP3.

/me изобразил Кэпа, да. Но многие мои знакомые живут в аду. Им постоянно приходится про что-то напоминать. У меня же такой проблемы нет. Точнее она возникает очень редко — если я нечаянно оставлю письмо прочитанным, хотя мне на него нужно ответить, или jabber клиент с открытыми вкладками закроется.

Надеюсь, кому-то я помог. Остальные не ругайте =)

P.S. — не используйте те приложения, которые не имеют инбокса. Twitter — отличный пример. Я им почти не пользуюсь. А если и пользуюсь — то через Jabber. Если приложение вам очень нужно — то все задачи сразу записывайте в ToDo.

Ну и теперь почему nirvanahq, как я обещал ответить — у неё есть свой inbox. Туда стекается всё что угодно. А потом, тихим спокойным утром я это разгребаю. Вообще на работу с ней у меня уходит по 20 минут в день (10 утром, 5 после обеда, 5 вечером). Не могу сказать, что она сильно экономит моё время (да, экономит в том плане, что я всегда знаю, чем заняться, а не сижу в размышлениях — хотя иногда глаза разбегаются), зато я редко забываю про что-то. А это и есть самое важное, когда вы начинаете использовать списки дел и инбоксы.